Ile odkładać z każdej faktury, żeby nie zabrakło na podatek
Prosta zasada: VAT i zaliczka schodzą z każdej faktury osobno, ZUS raz na miesiąc. Przy ryczałcie 12% z VAT-em to około 30% kwoty brutto plus stała kwota składek.
Najczęstszy błąd na działalności nie polega na złym policzeniu podatku, tylko na wydaniu pieniędzy, które od początku należały do urzędu.
Co schodzi z każdej faktury
VAT — jeśli jesteś VAT-owcem, ta część nigdy nie była Twoja. Przy stawce 23% to 18,7% kwoty brutto. Wpływa na Twoje konto tylko dlatego, że urząd nie ma własnego rachunku u Twojego klienta.
Zaliczka na podatek — przy ryczałcie liczona od przychodu netto, pomniejszonego o zapłacone składki społeczne i połowę zdrowotnej. Przy stawce 12% wychodzi około 9% kwoty netto.
Co schodzi raz na miesiąc
ZUS — 2 757,34 zł przy dużym wariancie i drugim progu zdrowotnej. To kwota za miesiąc prowadzenia działalności, a nie od faktury. Trzy faktury w marcu nie znaczą trzech ZUS-ów, ale jedna faktura w marcu też nie zwalnia z pełnej składki.
Praktyczna zasada
Przy ryczałcie 12% z VAT-em odkładaj 30% każdej kwoty brutto, która wpłynie, plus miej z góry odłożoną jedną pełną składkę ZUS. Przy 12 300 zł brutto to 3 690 zł na daniny — realnie potrzeba 3 219 zł (VAT 2 300 + podatek 919), więc zostaje bufor.
Przy mniejszej sprzedaży ta reguła nie wystarczy: ZUS jest stały, więc przy 4 920 zł brutto same składki to połowa wpływu.
Dlaczego to lepsze niż liczenie na koniec miesiąca
Bo pieniądze na koncie wyglądają tak samo niezależnie od tego, czyje są. Odłożenie ich przy wpływie zamienia dyscyplinę w jednorazową decyzję zamiast comiesięcznej.
Kwoty na 2026 rok. To wyliczenie do planowania, nie porada podatkowa.