Urlop proporcjonalny: jak obliczyć przy zmianie pracy (przykłady 2026)

Odchodzisz z pracy albo zaczynasz nową w trakcie roku? Każdy pracodawca daje urlop za swoją część roku, 1/12 za każdy miesiąc, a ułamki zaokrągla się w górę. Przy 26 dniach i zmianie pracy 30 czerwca to 13 + 13 dni. Do tego zasady dla części etatu i termin na zaległy urlop.

Kiedy zmieniasz pracę w trakcie roku, urlop dzieli się między pracodawców. Każdy daje go za tę część roku, w której u niego pracujesz. To jest urlop proporcjonalny. Zasady są w art. 155¹–155³ Kodeksu pracy, a samo liczenie mieści się w trzech krokach.

Jak obliczyć urlop proporcjonalny w 3 krokach

1. Ustal roczny wymiar urlopu: 20 dni przy stażu poniżej 10 lat, 26 dni przy co najmniej 10 latach (art. 154 Kodeksu pracy).
2. Policz miesiące u danego pracodawcy w tym roku. Każdy kalendarzowy miesiąc pracy to 1/12 rocznego wymiaru. Niepełny miesiąc zaokrągla się w górę do pełnego.
3. Pomnóż i zaokrąglij w górę. Wymiar × miesiące / 12. Jeśli wyjdzie ułamek dnia, zaokrągla się go w górę, na korzyść pracownika.

Przykłady

Zmiana pracy z końcem czerwca przy 26 dniach daje więc 13 dni u starego i 13 dni u nowego pracodawcy, razem tyle, ile przy pracy w jednym miejscu przez cały rok.

Jeśli zmieniasz pracę w środku miesiąca, ten sam miesiąc nie powinien zostać zaokrąglony w górę u obu pracodawców naraz. W takiej sytuacji warto porównać wyliczenia z działem kadr w obu firmach.

A jeśli wykorzystałem już więcej urlopu?

Jeśli przed odejściem wykorzystałeś więcej urlopu, niż wynika z proporcji, stary pracodawca nie odbierze ci nadwyżki z wynagrodzenia. Urlop u nowego pracodawcy liczy się wtedy z uwzględnieniem tego, co już wykorzystałeś w danym roku, dlatego przy zmianie pracy dostajesz świadectwo pracy z liczbą dni wykorzystanego urlopu. Pokaż je w nowej firmie.

Niewykorzystany urlop u starego pracodawcy przepada? Nie. Za dni, których nie zdążyłeś wykorzystać przed rozwiązaniem umowy, należy się ekwiwalent pieniężny.

Pierwsza praca w życiu to inna zasada

Urlop proporcjonalny dotyczy zmiany pracy. W roku, w którym zaczynasz pierwszą pracę w życiu, prawo do urlopu rośnie co miesiąc: po każdym przepracowanym miesiącu dostajesz 1/12 z 20 dni (art. 153 § 1 Kodeksu pracy). Pełne 20 dni z góry przysługuje dopiero od 1 stycznia następnego roku.

Urlop przy części etatu

Na część etatu wymiar jest proporcjonalny do etatu, a niepełny dzień też zaokrągla się w górę:

Przy zmianie pracy liczysz najpierw wymiar dla swojego etatu, a potem proporcję za miesiące, tak jak w przykładach wyżej.

Urlop w godzinach

Urlop wylicza się w dniach, ale wykorzystuje w godzinach: jeden dzień urlopu to 8 godzin (art. 154² Kodeksu pracy). 20 dni to 160 godzin, a 26 dni to 208 godzin. To ma znaczenie, gdy pracujesz w systemie z dłuższymi zmianami: dzień z 12-godzinną zmianą zabiera 12 godzin z puli.

Staż pracy: od 2026 liczy się też zlecenie i działalność

To, czy masz 20 czy 26 dni, zależy od stażu. Do stażu wlicza się nauka (studia to 8 lat), a od 2026 roku także okresy umów zlecenia i prowadzenia działalności gospodarczej. Nowe przepisy działają u pracodawców z sektora finansów publicznych od 1 stycznia 2026, a u pozostałych od 1 maja 2026. Potwierdzeniem tych okresów jest zaświadczenie z ZUS, o które wnioskuje się przez eZUS.

Twój roczny wymiar, z uwzględnieniem wykształcenia i części etatu, pokaże kalkulator urlopu.

Zaległy urlop: do kiedy?

Urlop niewykorzystany w danym roku trzeba wykorzystać najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 Kodeksu pracy). Urlop zaległy z 2026 roku musisz więc wykorzystać do 30 września 2027. Jeśli zostały ci dni w tym roku, dobrym momentem są święta: w 2026 roku 4 dni urlopu dają 11 dni wolnego, co rozpisuje tekst o długim weekendzie w listopadzie i w święta 2026. Plany urlopowe na przyszły rok ułatwi lista dni wolnych od pracy w 2027 roku.

Częste pytania

Czy niepełny miesiąc pracy liczy się do urlopu proporcjonalnego?

Tak. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca, więc odejście 10 września liczy się jak 9 miesięcy.

Jak zaokrągla się urlop proporcjonalny?

Zawsze w górę, do pełnego dnia. Przy 20 dniach i 5 miesiącach wychodzi 8,33 dnia, czyli 9 dni urlopu.

Ile urlopu przysługuje po zmianie pracy 1 lipca?

Przy 26 dniach rocznie: 13 dni u starego pracodawcy (styczeń–czerwiec) i 13 dni u nowego (lipiec–grudzień). Przy 20 dniach: 10 i 10.

Czy urlop zaległy przepada po 30 września?

Pracodawca ma obowiązek udzielić go do 30 września następnego roku. Roszczenie o urlop przedawnia się dopiero po 3 latach, ale nie warto na to czekać, bo pracodawca może wysłać cię na urlop zaległy w wyznaczonym przez siebie terminie.